PT. KERETA API INDONESIA
BERBASIS FRAMEWORK COBIT
COBIT dikembangkan sebagai suatu generally applicable and accepted standard for good Information Technology (IT) security and control practices . Istilah “ generally applicable and accepted ” digunakan secara eksplisit dalam pengertian yang sama seperti Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Pembahasan ini mencoba memberikan suatu usulan model Tata Kelola TI untuk PT. Kereta Api (Persero) dengan mengacu kepada standar COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology).
COBIT’s “good practices” mencerminkan konsensus antar para ahli di seluruh dunia. COBIT dapat digunakan sebagai IT Governance tools, dan juga membantu perusahaan mengoptimalkan investasi TI mereka. Hal penting lainnya, COBIT dapat juga dijadikan sebagai acuan atau referensi apabila terjadi suatu kesimpang-siuran dalam penerapan teknologi.
COBIT merupakan model standar Tata Kelola TI yang telah mendapatkan pengakuan secara luas. Standar COBIT digunakan karena memiliki kompromi yang cukup baik dalam keluasan cakupan pengelolaan dan kedetilan proses-prosesnya dibandingkan dengan standar-standar lainnya. Penelitian ini difokuskan pada dua domain utama COBIT, yaitu Planning and Organisation (PO) dan Acquisition and Implementation (AI). Untuk mengimplementsikan COBIT PT KAI pertama kita harus mengetahui visi dan misi PT KAI, Selanjutnya dilakukan identifikasi management awareness terhadap fungsi aset TI yang dimilikinya dalam mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan melalui kuesioner. Dari kedua data tersebut, maka dapat ditentukan target kematangan (expected maturity level) yang sesuai untuk PT. Kereta Api (Persero). selanjutnya dilanjutkan dengan melakukan penilaian current maturity level melalui kuesioner dan wawancara kepada responden yang terkait pengelolaan TI. Data expected dan current maturity level masing-masing proses TI kemudian dianalisis untuk melihat gap yang ada, dan selanjutnya ditentukan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatasi gap tersebut.
Dari hasil yang diketahui dari beberapa sumber yang telah diketahui, bahwa ekspektasi manajemen PT. Kereta Api (Persero) terhadap TI yang dimilikinya dalam menunjang proses bisnis perusahaan ternyata sangat tinggi. Sebanyak 94,12% proses TI COBIT pada domain PO dan AI diharapkan untuk dilakukan di PT. Kereta Api (Persero). Dengan melihat visi dan misi, tujuan perusahaan, serta target penerapan TI yang tercantum dalam Master Plan TI PT. Kereta Api (Persero), dapat disimpulkan bahwa pengelolaan TI di PT. Kereta Api (Persero) haruslah memiliki tingkat kematangan (maturity level) pada skala 4 (managed and measurable).
Pada pengukuran kematangan proses TI di PT. Kereta Api (Persero), terlihat bahwa 37,50% proses TI COBIT domain PO dan AI telah berada pada tingkat kematangan 4 (managed and measurable), dan 62,50% memiliki kematangan pada skala 3 (defined process). Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar proses masih memiliki gap yang harus diatasi.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatasi gap tersebut telah diuraikan dalam penelitian ini. Analisis gap dari level 3 ke level 4 secara umum berkisar pada proses pendefinisian kebijakan untuk seluruh aktifitas terkait TI di PT. Kereta Api (Persero) dan dilanjutkan dengan pendokumentasiannya.
Proses selanjutnya adalah melakukan review secara berkala terhadap kebijakan atau prosedur yang telah disusun agar selalu sesuai dengan kondisi lingkungan internal dan eksternal PT. Kereta Api (Persero).
Pengelolaan TI yang disertai perencanaan dan penetapan ukuran-ukuran yang jelas sejak awal seperti yang dibentuk dengan menggunakan standar COBIT akan memastikan suatu pengelolaan yang efektif dan efisien, dan menjadikan aset TI yang dimiliki menjadi penunjang utama tercapainya visi dan misi PT. Kereta Api (Persero) yang telah ditetapkan.
Selama beberapa periode IT mampu memberikan keunggulan kompetitif
IT sama halnya dengan teknologi lain yang terlebih dahulu ada seperti mesin uap dan jalur kereta api, telegraf dan telepon serta teknologi lainnya yang disempurnakan oleh industri. Ketika ketersediaan IT meningkat dan harga turun, mereka berubah menjadi suatu komoditas/sumber daya dan tidak terlihat sebagai sebuah strategi.
Oleh karena itu hal-hal yang harus dilakukan manajemen Pt KAI antara lain:
1.Melakukan evaluasi ulang untuk menyegarkan siklus IT.
2.Menahan diri melakukan upgrade IT yang biasanya ditawarkan vendor.
3. Mengurangi pemborosan. Estimasi Computerworld bahwa sekitar 70% kapasitas penyimpanan pada jaringan berbasis Windows digunakan menampung hal-hal yang kurang penting bagi perusahaan.
4. Melakukan penundaan investasi IT hingga terbentuk standar dan best practice yang mapan.
5. Lebih agresif dalam melakukan kendali terhadap biaya dan resiko yang ditimbulkan IT disbanding keunggulannya.
6. Memantau perkembangan teknologi untuk menjadi fast-follower daripada mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk menjadi first mover tetapi tidak mendapatkan keuntungan yang berarti.
Teknologi informasi (TI) telah berkembang menjadi suatu teknologi yang sangat membantu bahkan menentukan tingkat kinerja sebuah perusahaan. Dengan bantuan TI, proses kerja atau proses bisnis yang terjadi di dalam perusahaan dapat dilakukan dengan cepat dan efisien. Namun di sisi lain, disamping harus sejalan dengan tujuan bisnis, penerapan TI memerlukan biaya investasi tinggi dengan resiko kegagalan yang cukup besar. Oleh karena itu diperlukan suatu mekanisme Tata Kelola TI (IT Governance) yang menyeluruh dan terstruktur dari mulai perencanaan hingga pengawasannya. Penelitian ini mencoba memberikan suatu usulan model Tata Kelola TI untuk PT. Kereta Api (Persero) dengan mengacu kepada standar COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology).
COBIT merupakan model standar Tata Kelola TI yang telah mendapatkan pengakuan secara luas. Standar COBIT digunakan karena memiliki kompromi yang cukup baik dalam keluasan cakupan pengelolaan dan kedetilan proses-prosesnya dibandingkan dengan standar-standar lainnya. Penelitian ini difokuskan pada dua domain utama COBIT, yaitu Planning and Organisation (PO) dan Acquisition and Implementation (AI).
Metodologi penelitian dilakukan dengan melalui studi pustaka dan identifikasi visi dan misi PT. Kereta Api (Persero) dari Master Plan TI PT. Kereta Api (Persero). Selanjutnya dilakukan identifikasi management awareness terhadap fungsi aset TI yang dimilikinya dalam mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan melalui kuesioner. Dari kedua data tersebut, maka dapat ditentukan target kematangan (expected maturity level) yang sesuai untuk PT. Kereta Api (Persero). Penelitian kemudian dilanjutkan dengan melakukan penilaian current maturity level melalui kuesioner dan wawancara kepada responden yang terkait pengelolaan TI. Data expected dan current maturity level masing-masing proses TI kemudian dianalisis untuk melihat gap yang ada, dan selanjutnya ditentukan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatasi gap tersebut.
Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa ekspektasi manajemen PT. Kereta Api (Persero) terhadap TI yang dimilikinya dalam menunjang proses bisnis perusahaan ternyata sangat tinggi. Sebanyak 94,12% proses TI COBIT pada domain PO dan AI diharapkan untuk dilakukan di PT. Kereta Api (Persero). Dengan melihat visi dan misi, tujuan perusahaan, serta target penerapan TI yang tercantum dalam Master Plan TI PT. Kereta Api (Persero), dapat disimpulkan bahwa pengelolaan TI di PT. Kereta Api (Persero) haruslah memiliki tingkat kematangan (maturity level) pada skala 4 (managed and measurable).
Pada pengukuran kematangan proses TI di PT. Kereta Api (Persero), terlihat bahwa 37,50% proses TI COBIT domain PO dan AI telah berada pada tingkat kematangan 4 (managed and measurable), dan 62,50% memiliki kematangan pada skala 3 (defined process). Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar proses masih memiliki gap yang harus diatasi.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatasi gap tersebut telah diuraikan dalam penelitian ini. Analisis gap dari level 3 ke level 4 secara umum berkisar pada proses pendefinisian kebijakan untuk seluruh aktifitas terkait TI di PT. Kereta Api (Persero) dan dilanjutkan dengan pendokumentasiannya. Proses selanjutnya adalah melakukan review secara berkala terhadap kebijakan atau prosedur yang telah disusun agar selalu sesuai dengan kondisi lingkungan internal dan eksternal PT. Kereta Api (Persero).
Pengelolaan TI yang disertai perencanaan dan penetapan ukuran-ukuran yang jelas sejak awal seperti yang dibentuk dengan menggunakan standar COBIT akan memastikan suatu pengelolaan yang efektif dan efisien, dan menjadikan aset TI yang dimiliki menjadi penunjang utama tercapainya visi dan misi PT. Kereta Api (Persero) yang telah ditetapkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar